Konferencia újragondolva: 5 tipp az emlékezetes rendezvényhez
Milyen egy átlagos konferencia? Prezentációk egymás után, majd este egy vacsora, ahonnan mindenki már csak szabadulni szeretne. Ha Ön is úgy érzi, hogy a kollégái csak kötelességből vesznek részt ezeken a rendezvényeken, akkor itt az ideje másképp csinálni!
Egy jó konferencia nemcsak információt ad át, hanem inspirál és hosszú távon erősíti a kapcsolatokat, akár egy céges csapatépítő. Hogy lehet ilyet szervezni? Ehhez mutatunk néhány tippet.
1. Az alap: jól megválasztott helyszín
A jó helyszín már önmagában azt üzeni, hogy ez nem egy átlagos munkanap. A kollégák az első pillanattól kezdve másképp állnak az eseményhez, ha az nem egy steril konferenciateremben zajlik, hanem egy Budapest környéki rendezvényhelyszínen, egy hangulatos parkkal.
Amikor időt és energiát fordít a szervezésre, az emberek érzik, hogy értékeli őket, és ez a gesztus növeli a motivációt. Ráadásul egy jó céges rendezvényhelyszín nem csak a programok idejére hat: a környezet atmoszférája áthatja az egész eseményt, a szüneteket, az informális beszélgetéseket is.
Ha pedig a konferencia estéjén senki sem siet haza, mert a helyszínen adott a szállás is, az további lehetőséget teremt a kapcsolatépítésre, és ez gyakran többet ér, mint maga a hivatalos program.
2. Kezdjen valami váratlannal!
Az első néhány perc általában meghatározza a hozzáállást a teljes naphoz. Ha a szokásos "Üdvözlöm a jelenlévőket, nézzük az agenda pontjait" kezdéssel indít, a résztvevők agya azonnal átkapcsol passzív befogadó módba, viszont egy váratlan, frissítő kezdés felrázza őket.
Amikor az emberek nem tudják előre, mi vár rájuk, sokkal inkább jelen vannak: figyelmesebben hallgatnak, aktívabban gondolkodnak. Egy jó kezdés energiát ad az egész napnak, mert a résztvevők nem azzal a lemondó érzéssel ülik végig a konferenciát, hogy "ezt most végig kell csinálni", hanem kíváncsian várják, mi jön még.
Tipp: Kreatív nyitás lehet egy rövid, interaktív mentális bemelegítés. Például kérjen meg mindenkit, hogy egy percben válaszoljon egy szokatlan kérdésre: „Ha a cég mindennapjaiból készülne egy film, Ön milyen karakter lenne benne?”. Ez megmosolyogtat és segít azonnal bevonni a résztvevőket.
3. Kevesebb PowerPoint, több beszélgetés
Az egyirányú információáramlás unalmas és hatástalan, az emberek ugyan ott ülnek, de a gondolataik máshol járnak. A valódi tanulás, a valódi megértés akkor történik, amikor van lehetőség kérdezni, akár vitába szállni mások véleményével és megosztani a saját tapasztalatokat.
Az interaktív forma azért működik, mert bevonja az embereket. Ilyenkor nem csak befogadják az információt, hanem aktívan feldolgozzák, összekapcsolják a saját tapasztalataikkal, és ez sokkal mélyebb megértést eredményez. Ráadásul ilyenkor olyan ötletek vagy éppen problémák kerülnek felszínre, amik egyébként nem kerültek volna elő.
Ez a fajta párbeszéd arról is szól, hogy megmutatja: számít, mit gondolnak a résztvevők. Ez erősíti a közösségi érzést, hiszen azt üzeni, hogy a kollégák nem fogaskerekek egy gépezetben, hanem értékes tagjai egy csapatnak.
Tipp: Próbálja ki, hogy ad minden kiscsoportnak egy beszélgetéskártyát pár provokatív kérdéssel vagy dilemmákkal, ami elgondolkodtatja őket. A lényeg, hogy ne csak a biztonságos témák kerüljenek szóba.
4. Közös élmények
A közös program nem a csapatépítő tréningek és zártkörű céges bulik privilégiuma! Amikor a kollégák együtt csinálnak valamit - akár játékot, akár kreativitást igénylő feladatot - más oldalukat mutatják meg. Kiderül, ki a csapatban a humoros, ki a problémamegoldó, ki segít másoknak.
A közös élmények azért fontosak, mert feloldják a hierarchiát és a szerepeket. Egy játék vagy egy workshop közben nem számít, hogy ki a menedzser és ki a junior kolléga, minden résztvevő egyenlő. Ez lebontja a falakat, és olyan légkört teremt, ami később is megkönnyíti a kommunikációt.
Ráadásul amikor egy kreatív tevékenység után a résztvevők visszatérnek a hivatalos programhoz, sokkal energikusabbak és nyitottabbak lesznek, a hosszúra nyúló konferenciák programtervébe tehát mindenképpen érdemes beépíteni egy-egy ilyet.
5. Legyen tere a spontaneitásnak!
Amikor az emberek rohannak egyik programpontból a másikba, nincs idejük feldolgozni, amit hallottak. Nem kell tehát minden percet lekötni ahhoz, hogy produktív legyen a nap.
Ha teret enged a spontaneitásnak, maguk a résztvevők tehetik értékessé a hivatalos programon túli időt. Talán kisebb csoportokban folytatják a délelőtti témát és új ötletek születnek, vagy egyszerűen csak feltöltődnek egy könnyed séta alkalmával, ami más megvilágításba helyezi a hallottakat. Mindez hozzáadódik a konferencia értékéhez.
Tipp: Alakítson ki egy „slow zone”-t, egy kis sarkot, ahol nincsenek prezentációk, csak kényelmes székek és egy tábla, ahova bárki felírhat egy kapcsolódó gondolatot. Ez a tudatos lassítás meglepően inspiráló tud lenni egy pörgős napon.
A helyszín, ahol minden összeáll
Ha szeretné, hogy a konferencia ne csak produktív, hanem emlékezetes is legyen, nálunk jó helyen jár! A Fenyőharaszt kastélyszálló egy céges rendezvényhelyszín Budapesthez közel, ahol adott az elegáns környezet a nappali programokhoz, és megvan a lehetőség a kreatív időtöltéshez is, mindezt pedig megkoronázza a kényelmes szállás.
Nézzen körül nálunk és tervezze meg akár profi csapatunk segítségével, hogyan lehet a következő céges rendezvény sokkal több, mint egy átlagos konferencia!