Mennyi program fér bele egy céges rendezvénybe?
Amikor összeáll egy céges rendezvény első programterve, gyakran még túl sok minden szerepel benne. Délelőtt előadások, ebéd után csapatfeladat, aztán újabb szakmai blokk, közös játék, vacsora, végül esti program. Papíron tartalmasnak látszik a nap, a helyszínen viszont könnyen kiderülhet, hogy a résztvevőknek már egy nyugodt kávéra sem marad idejük.
Egy céges csapatépítés sikerét nem a programpontok száma dönti el. Sokkal fontosabb, hogy a napnak legyen jó ritmusa. A résztvevők tudjanak figyelni, maradjon energiájuk a közös programokra, és ne érezzék úgy, hogy reggeltől estig egyik feladatból rohannak a másikba.
A szoros program nem feltétlenül tartalmasabb
A szervezők érthetően szeretnék kihasználni a rendelkezésre álló időt. Ha már együtt van a csapat, kibérelték a helyszínt, és mindenki kiszakadt egy napra a munkából, kézenfekvőnek tűnik minél több programot besűríteni.
Csakhogy a figyelemnek és a lelkesedésnek is van határa. Egy hosszabb előadássorozat után nehéz ugyanolyan lendülettel belevágni egy csapatépítő tréningbe. Ha pedig az aktív program után azonnal kezdődik a következő kötött blokk, a résztvevőknek nincs idejük átöltözni, felfrissülni vagy egyszerűen kifújni magukat.
A túl feszes napirendnek több árulkodó jele is lehet:
- a szünetek rendszeresen rövidebbek lesznek a tervezettnél;
- az étkezéseket kapkodva kell befejezni;
- a délutáni programok folyamatosan csúsznak;
- a résztvevők egyre gyakrabban maradnak távol egy-egy feladattól;
- az esti programra már csak a társaság egy része érkezik meg lelkesen.
Ilyenkor általában nem a programok minőségével van gond. Egyszerűen túl sok került belőlük egy napra.
A technikai szünet nem ugyanaz, mint a szabadidő
A napirendben szereplő tízperces szünet többnyire arra elég, hogy valaki kimenjen a mosdóba, töltsön egy kávét, és visszaérjen a terembe. Ez szükséges, de nem valódi szabadidő.
A kötetlenebb időszakban a résztvevők maguk dönthetik el, mire van szükségük. Beszélgethetnek egy kollégával, sétálhatnak egyet, visszavonulhatnak rövid időre, vagy egyszerűen csak csendben maradhatnak. Egy céges rendezvényhelyszín akkor támogatja jól ezt a ritmust, ha a konferenciatermen kívül is vannak használható terei.
Nem kell többórás szünetekre gondolni. Már harminc-negyven perc is sokat számíthat egy hosszabb szakmai blokk és az esti program között. Egy ottalvós céges csapatépítésnél pedig érdemes időt hagyni a szobák elfoglalására és az átöltözésre is. Ezeket nem jó úgy kezelni, mintha észrevétlenül elintézhető feladatok lennének.
Egy napnak legyen íve
A jól felépített rendezvénynap nem végig ugyanolyan intenzív. A figyelmet igénylő, az aktív és a kötetlenebb szakaszok váltják egymást.
Egy egynapos program például így épülhet fel:
- érkezés, reggeli vagy kávé;
- egy tartalmas szakmai blokk;
- valódi szünet;
- közös ebéd;
- könnyedebb workshop vagy céges csapatépítő;
- rövid lezárás és kötetlen beszélgetés.
Egy kétnapos céges csapatépítés több mozgásteret ad. Nem kell minden szakmai és közösségi célt az első napba sűríteni. Az érkezés napján helyet kaphat a közös munka és egy aktívabb program, este pedig maradhat idő a vacsorára és a beszélgetésekre. Másnap kipihentebben folytatódhat a tréning vagy a közös gondolkodás.
Érdemes arra is figyelni, hogy a nap legfontosabb része ne kerüljön automatikusan késő délutánra. Ha egy döntést, stratégiai beszélgetést vagy komolyabb csapatfeladatot mindenképpen szeretnének megtartani, jobb akkorra időzíteni, amikor a résztvevők még frissek.
Nem kell mindenkinek mindenben részt vennie
A céges csapatépítő programok kiválasztásakor könnyű abból kiindulni, hogy a teljes csapat ugyanazt élvezi. Ez azonban ritkán van így. Van, aki szívesen csatlakozik egy mozgalmas játékhoz, más inkább beszélgetne, sétálna vagy pihenne egy keveset.
Nem feltétlenül probléma, ha egy programpont választható. Az sem teszi kevésbé sikeressé a rendezvényt, ha az esti kikapcsolódásba nem mindenki ugyanabban a formában kapcsolódik be. A választási lehetőség sok esetben többet ad a résztvevőknek, mint egy újabb kötelező feladat.
A szervezésnél ezért érdemes megkülönböztetni:
- a mindenki számára fontos közös programpontokat;
- a kisebb csoportokban végezhető feladatokat;
- a szabadon választható kikapcsolódást;
- valamint azt az időt, amely valóban nincs előre beosztva.
A megfelelő helyszín a program ritmusát is segíti
Egy Budapesthez közeli rendezvényhelyszín azért is lehet praktikus, mert a csapatnak nem kell hosszú utazással kezdenie és befejeznie a napot. Az is sokat számít, ha a szakmai program, az étkezés, a szállás és a kikapcsolódás ugyanazon a helyszínen érhető el. Így nem megy el idő az újabb utazásokkal, a felszabaduló perceket pedig nem muszáj azonnal másik feladattal kitölteni.
A Fenyőharaszt Kastélyszálló olyan céges rendezvényhelyszín Pest megyében, ahol a konferenciatermek mellett nagy park, helyben elérhető szállás, étkezési és többféle kikapcsolódási lehetőség várja a csoportokat. A szakmai munka után beleférhet egy séta, egy aktívabb közös program, pihenés vagy egy nyugodtabb vacsora is.
Egy konferencia, egy tréning és egy ottalvós céges csapatépítés egészen más napirendet kíván. A kastélyszálló csapata a rendezvény jellegéhez, a résztvevők számához és a tervezett programokhoz igazodva segít kialakítani az eseményt. A cél az, hogy a nap tartalmas legyen, de ne váljon fárasztó rohanássá.
Mert nem attól lesz emlékezetes a rendezvény, hogy minden percében történt valami. Sokszor éppen azok a pillanatok maradnak meg, amelyeknek előre nem adtak külön nevet a programtervben.