Céges rendezvény, mint üzleti eszköz - stratégiai útmutató vezetőknek

Egy jól eltalált céges rendezvény képes motiválni a csapatot vagy éppen új üzleti kapcsolatokat teremteni. Ugyanakkor ezek az események nem önmagukban értékesek, csak akkor azok, ha tudatosan illeszkednek a cég aktuális céljaihoz.

Hogyan kell úgy megszervezni egy eseményt, hogy az valóban a várt eredményt hozza? A leggyakoribb rendezvények következnek néhány hasznos tanáccsal kiegészítve.

Mit adhatnak a konferenciák?

A konferenciák akkor értékesek, amikor a cél a tudásmegosztás, a stratégiai irányváltás kommunikálása. Nyitó és záró konferenciák keretében érdemes megosztani az éves célokat, eredményeket, vagy bemutatni az új termékeket és szolgáltatásokat. Ezek az alkalmak kiváló lehetőséget adnak arra, hogy a vezetőség közvetlenül szóljon a dolgozókhoz.

Különösen hasznos olyan időszakokban, amikor a cég változáson megy keresztül. Ilyenkor a munkatársak természetes módon bizonytalanok, és egy jól felépített konferencia segíthet abban, hogy mindenki átlássa az irányt és megtalálja a saját szerepét benne.

Egy gyakran elhanyagolt szempont, hogy a konferenciák olyan platformot biztosítanak, ahol a hierarchia ideiglenesen feloldódik. Akár egy junior kolléga is prezentálhat egy innovatív ötletet vagy sikeres projektelemet, és ezt érdemes kihasználni, mert motiváló és egyúttal azonosítja a rejtett tehetségeket.

A csapatépítők helye a vállalati naptárban

A csapatépítő tréningeken a bizalom építése és a munkatársak közötti kapcsolatok elmélyítése a cél. Különösen akkor ajánlott ilyen rendezvényben gondolkodni, amikor új csapat alakul vagy amikor konkrét problémát, mondjuk kommunikációs nehézségeket kell megoldani.

A céges csapatépítők ideális időzítése az év eleje vagy a nyári időszak. Év elején friss lendületet adhatnak, nyáron – a szabadságok előtt vagy után – pedig kikapcsolódási lehetőséget jelenthetnek egy kevésbé intenzív időszakban.

A hatékony csapatépítő nem feltétlenül drága vagy túlbonyolított. Sokszor egy közös főzés, egy kreatív workshop vagy akár egy közösen megoldott problémamegoldó játék a legértékesebb. A lényeg, hogy a résztvevők kilépjenek a munkahelyi szerepeikből, és informális környezetben, egyenrangú félként találkozhassanak.

Érdemes beépíteni a programba egy kreatív fotózást, vagy akár egy kis ajándékkal készülni. Ezek a kapcsolódási pontok a hétköznapokban is segítenek fenntartani azt a közelséget, amit a céges csapatépítés teremtett.

Céges bulik és ünnepségek szerepe

Egy karácsonyi vacsora vagy éppen a cég évfordulójának megünneplése szintén fontos helyet kap a vállalati eseménynaptárban. Ezek elsősorban az elismerésről szólnak. A munkatársak értékelése, a közösen elért sikerek megünneplése erősíti a lojalitást és a vállalati identitást.

A zárt körű buli lehetőséget ad arra, hogy informális környezetben, a mindennapi munka terhe nélkül találkozzanak a kollégák. Egy jó beszélgetés, játék vagy tánc közelebb hozza egymáshoz az embereket, így később könnyebb együttműködni az irodában is.

Egy ritkán alkalmazott, de hatékony megközelítés, ha a céges ünnepségeket a munkatársak családtagjai számára is megnyitjuk. A házastársak, gyerekek jelenléte bensőségesebbé teszi az eseményt, és egy teljesen más minőségű lojalitást épít, mint a kizárólag munkatársak számára szóló rendezvények.

Ideális arányok és gyakoriság

Nincs egyetlen helyes recept arra vonatkozóan, hogy mi válik be, de mások tapasztalata mindig jó alapot adhat. Egy kis- vagy középvállalat esetében jellemzően 3-4 rendezvény elegendő egy év során: egy éves nyitó konferencia, egy-két csapatépítő és egy év végi ünnepség.

Az arányokat érdemes a vállalati kultúra és az üzleti célok mentén alakítani. Ha a cég innovációra, tudásmegosztásra épít, akkor több szakmai esemény indokolt, ha viszont a csapatszellem és a lojalitás fontos, akkor a kötetlen hangulatú rendezvényekre érdemes nagyobb hangsúlyt fektetni.

Stratégiai szempontok a szervezés során

• Határozza meg világosan a célt: Minden eseménynek legyen előre definiált célja, amit a program elemei mentén valósít meg. A célok nélküli rendezvény inkább fölösleges költség, mint üzleti eszköz.
• Tervezzen reális költségvetést: Ha szűkös a keret, inkább szervezzen egy kisebb, de színvonalas eseményt, és a költségvetés tervezésekor számoljon egy kis tartalékkal a váratlan helyzetekre.
• Vonja be a résztvevőket a tervezésbe: Egy rövid felmérés arról, hogy mit szeretnének a munkatársak, vagy milyen témák érdeklik őket, nagy különbséget jelenthet az esemény fogadtatásában.
• Válasszon rugalmas helyszínt: Érdemes olyan helyszínt választani, ami több típusú rendezvényhez is alkalmas. A visszatérő helyszín praktikus, és ad egyfajta otthonosságot a céges eseményeknek.
• Mérjen és értékeljen utána: A rendezvény után gyűjtsön visszajelzéseket, és elemezze, hogy elérte-e a kitűzött célokat. Ez egyúttal azt is megmutatja a munkatársaknak, hogy számít a véleményük.

Rendezvényhelyszín, ahol minden célt elérhet

Olyan céges rendezvényhelyszínt találni, amely egyszerre elegáns és rugalmas, nem egyszerű feladat, mégis, ezek azok a kritériumok, amelyek nélkül nehéz sikeres eseményt létrehozni.

Budapesthez közeli rendezvényhelyszínünk erre a kihívásra ad választ! Legyen szó konferenciáról, csapatépítőről vagy zárt körű buliról, nálunk minden rendezvénytípus otthonra talál. Kastélyunk elegáns, modern környezete azt az üzenetet közvetíti, amit minden cég szeretne: professzionalizmust.

Hozzánk újra és újra visszatérhet, minden alkalommal új célokkal és igényekkel, mégis garantáljuk, hogy minden esemény egyedi és emlékezetes lesz. Kérje ajánlatunkat!