Mit kérdeznek a tapasztalt szervezők egy rendezvényhelyszíntől?

Egy céges rendezvény sikere gyakran már a helyszínválasztás pillanatában eldől, mégis sokan úgy járnak el, hogy megnéznek néhány fotót, elolvassák az árajánlatot, és máris döntést hoznak.

Egy alapos előzetes egyeztetés nemcsak a technikai buktatókat szűri ki, hanem azt is megmutatja, milyen lesz együttműködni a helyszín csapatával – márpedig egy rendezvény esetén ez legalább olyan fontos, mint maga a környezet. Nézzük meg tehát, mi mindent érdemes megkérdezni!

Milyen a megközelíthetőség autóval és tömegközlekedéssel?

Fontos szempont, hogy mennyire könnyű megtalálni a címet a navigációs alkalmazásokban. Még egy Budapest környéki rendezvényhelyszín esetében is előfordulhat, hogy a GPS pontatlanul jelzi a bejáratot, érdemes tehát megkérdezni, van-e részletes útbaigazítás, amelyet előre megoszthatnak a vendégekkel.

Ugyanakkor egyre több céges rendezvényen számolnak azzal, hogy a kollégák alkoholt fogyasztanak, és nem autóval szeretnének hazamenni. Kérdezze meg, hogy milyen gyakran járnak buszok vagy vonatok este, esetleg a helyszín tud-e segíteni transzfer megszervezésében.

Mekkora létszámra alkalmas a helyszín különböző elrendezésekben?

Az alapterület önmagában kevés. Egy 50 négyzetméteres terem papíron alkalmas lehet 30 fő befogadására, de ha figyelembe vesszük az elrendezést és a teremtechnikát, szűkösnek bizonyulhat. Érdemes konkrét elrendezési terveket kérni, és azt se felejtse el, hogy a komfortérzet a tér arányain és a természetes fényen is múlik.

A rugalmasság legalább ilyen lényeges: mennyire könnyű átrendezni a tereket az esemény ideje alatt – például egy konferencia ebéd utáni részéhez át tudják-e alakítani a széksorokat kerekasztalos elrendezésre?

Milyen technikai felszereltség áll rendelkezésre?

A felszereltség kérdése messze túlmutat azon, hogy van-e projektor vagy hangrendszer. Az igazán lényeges az, hogy ezek az eszközök mennyire korszerűek és mennyire illeszkednek a rendezvény igényeihez. És ami még fontos: ezek az eszközök önmagukban semmit sem érnek, ha nincs, aki tudja kezelni, érdeklődjön tehát a technikai támogatásról is.

Célszerű konkrétan rákérdezni a wifi kapacitásra: hány eszköz egyidejű használatára van tervezve a hálózat? Ha hibrid eseményről van szó, hogyan oldható meg a streaming? A világítástechnika sem elhanyagolható – a jó helyszínek különböző hangulatokhoz tudják igazítani a világítást.

Milyen catering megoldásokkal lehet számolni?

A vendéglátás minősége gyakran az egyik legmaradandóbb élmény egy rendezvényről, mégis sok szervező csak az utolsó pillanatban foglalkozik vele érdemben. Ne csak a menüt kérje el, hanem érdeklődjön arról is, hogyan kezelik a speciális étkezési igényeket. Mennyire rugalmasak, ha gluténérzékeny vagy éppen vegán vendég érkezik?

A logisztika sem elhanyagolható: hogyan oldják meg a tálalást, hogy ne kelljen hosszasan várakozni, és a meleg ételek valóban melegen érkezzenek az asztalokra? Van-e tapasztalatuk koktélparty, ültetett vacsora és állófogadás lebonyolításában?

Foglalható-e szállás és milyen kiegészítő szolgáltatások vannak?

Ha nem csupán pár órás programról, hanem mondjuk egy kétnapos céges csapatépítésről van szó, a szállás kérdése kulcsfontosságú. Van-e a helyszínen, vagy a közvetlen közelében szálláslehetőség?

De ezen túl is érdemes gondolkodni: egy egész napos rendezvény esetén mit tudnak csinálni a résztvevők a szünetekben? Van-e lehetőség sétálni egyet a friss levegőn, vannak-e extra, kikapcsolódást célzó szolgáltatások? A látszattal ellentétben ezek sokat nyomhatnak a latban, mert a rendezvény élménye nem csak a hivatalos programból áll.

Milyen benyomást kelt a helyszín a résztvevőkben?

Egy céges rendezvényhelyszín karaktere üzenetet hordoz. Egy minimalista tér mást kommunikál, mint egy történelmi környezet vagy egy természetközeli helyszín. Érdemes átgondolni, hogy a helyszín összhangban van-e a rendezvény céljaival és a cég értékeivel.

Egy inspiráló környezet könnyebbé teszi a kapcsolatépítést és növeli az esemény presztízsét. Fontos viszont, hogy a túlzottan formális és a túlságosan lezser atmoszféra is kontraproduktív lehet. Kérdezzen rá, milyen típusú eseményekhez illeszkedik legjobban a helyszín karaktere, és kérjen referenciákat hasonló rendezvényekről.

Segíti-e a helyszín a kapcsolatépítést?

A legjobb céges rendezvények azok, amelyeken nemcsak a hivatalos program erős, hanem a spontán beszélgetések is értékesek. Amire kérdezzen rá: vannak-e olyan terek, ahol kisebb csoportok kényelmesen tudnak beszélgetni anélkül, hogy zavarnák egymást vagy a fő programot?

A külső terek – teraszok, kertek – gyakran a kapcsolatépítés valódi színterei. Egy cigarettaszünet vagy egy kávé a szabadban többet érhet néha, mint egy hosszúra nyúló workshop. Kérdezze meg, hogy ezek a területek milyen időjárási körülmények között használhatók, van-e megfelelő bútorzat, fűtés vagy hűtés lehetősége.

Helyszínt keres, ahol minden kérdésére választ kap?

Fedezze fel az egyik legsokoldalúbb Pest megyei rendezvényhelyszínt, a Fenyőharaszt kastélyszállót, ahol a történelmi hangulat találkozik a modern felszereltséggel! Parkunk otthont adhat céges csapatépítő programoknak, míg rugalmasan alakítható belső tereinkben konferenciától gálavacsorán át zártkörű buliig bármi megvalósítható.

Tapasztalt csapatunk céges rendezvények százaiban segített már. Jöjjön el hozzánk Ön is, tegye fel kérdéseit személyesen, és tapasztalja meg, mit jelent a proaktív együttműködés!