A résztvevői élmény pszichológiája: mi okozza a legnagyobb hatást?

Talán már sok céges rendezvény szervezésén van túl, de belegondolt már, hogy mi tesz igazán emlékezetessé egy ilyen eseményt? Miért lehet az, hogy a legutóbbi csapatépítő tréningre alig emlékeznek a résztvevők, de a néhány évvel ezelőttit még mindig emlegetik?

A válasz nem a költségvetésben rejlik, hanem azokban az apró részletekben, amelyek a résztvevők tudatában – vagy inkább tudattalanul – maradandó nyomot hagynak. Nézzük meg, mi az, ami a pszichológia szerint valóban működik!

Az első benyomás varázsa

Azt mondják, az első benyomást nehéz felülírni, és ez a céges rendezvények esetében is kulcsfontosságú. Amikor a résztvevők megérkeznek, az első pillanatok határozzák meg a hangulatot, és nem mindegy, hogy az csupa bizonytalanság vagy egy jól szervezett vendégfogadás egy pohár üdvözlő itallal.

Az emberi agy szereti a rendezett, átlátható helyzeteket. Ha a résztvevők már az első percben tudják, mi vár rájuk, az ad egyfajta biztonságérzet, ami megnyitja őket az élmények befogadására. Ezzel szemben a stressz blokkolja a pozitív élmények feldolgozását – ha valaki azzal van elfoglalva, hogy hova kell mennie vagy mi fog történni, nem tud jelen lenni a pillanatban.

Tipp: Érdemes készíteni egy egyszerű programfüzetet, amit a résztvevők érkezéskor megkapnak. Jó, ha a programon túl néhány praktikus információ is fel van tüntetve, például a wifi jelszó.

A kényelem láthatatlan szerepe

Vannak dolgok, amiket csak akkor vesznek észre az emberek, ha hiányoznak, és éppen ez teszi őket olyan fontossá. Ha valaki azzal van elfoglalva, hogy kényelmetlenül érzi magát vagy éhes, egyszerűen nem tud a céges csapatépítő programokra fókuszálni.

Vegyük például az étkezés kérdését. Az izgalmas catering azt az üzenetet közvetíti, hogy törődnek a résztvevőkkel, ezzel szemben az egyhangú kínálat azt sugallja, hogy az étkezés csak kipipálandó kötelezettség volt, és ez az érzés átragad az egész rendezvényre.

Ugyanilyen sokat ad, ha a csapatépítő helyszínt szállással együtt foglalja a vezetőség. A logisztika okozta stressz – hogy ki hogyan jut el a helyszínre, mikor kell indulni – mentális energiát von el, amit sokkal jobb lenne a programra és az emberi kapcsolatokra fordítani. Viszont ha a résztvevők tudják, hogy utazás helyett csak egy kis lépcsőzés vár rájuk, nyitottabbá válnak.

A választás szabadsága

Egy gyakran alulértékelt tényező a választás lehetősége. Ha egy rendezvényen minden egy előre megírt, óráról órára beosztott ütemterv szerint zajlik, az könnyen ellenállást szülhet. Ezzel szemben, ha van lehetőség választani, a résztvevők pozitívabbnak ítélik az élményt, még akkor is, ha objektíven nézve ugyanaz történik.

Ez persze nem azt jelenti, hogy mindennek opcionálisnak kell lennie. A kereteket meg kell adni, azokon belül viszont jó, ha teret kapnak a személyes döntések. Jó megoldás lehet párhuzamos programokat szervezni, így mindenki eldöntheti, mi érdekli, ezen felül érdemes 1-2 szabad órával számolni, amikor nincs fix program.

Tipp: Egy egyszerű online kérdőív, amelyben a résztvevők jelezhetik, hogy milyen tevékenységeket preferálnának, segíthet összeállítani a céges csapatépítő programját.

Egy kis extra: a meglepetés pillanatai

Az emberi agy imádja a kellemes meglepetéseket. Nem kell nagy dologra gondolni: egy helyi különlegesség kóstolója, egy nem várt előadó vagy akár egy kisebb ajándék, például egy kis édesség a szobába készítve csodákra képes.

Miért? Mert a meglepetések megszakítják a megszokott mintákat és maradandó emlékeket kódolnak az agyba. Amikor valami váratlan és pozitív történik, a dopaminszint megemelkedik, ami megerősíti az emléket, ezért van az, hogy évekkel később ezeket az apróságokat idézi fel a csapat, míg a rutinszerű programok emléke elhalványul.

Emellett nem szabad elfelejteni azt sem, hogy egy céges rendezvény nem csak kikapcsolódás, hanem az értékelés egyik formája is – és a meglepetések ezt az üzenetet erősítik meg.

A frappáns zárás

Ahogy az első benyomás, úgy az utolsó pillanatok is meghatározóak. Egy jól zárult rendezvény után a résztvevők elégedetten, feltöltődve indulnak haza, és ezt az érzést viszik magukkal a következő munkanapokra is. 

Érdemes időt szánni tehát egy közös záró programra, ahol mindenki elmondhatja, hogy mi tetszett neki és mit visz magával, ez segít megerősíteni a közösségi érzést. Jó zárás lehet egy közös fotó vagy akár egy mini ajándékcsomag, valami, ami fizikailag is megmarad, és később is felidézi a közös élményt.

Tipp: A rendezvény után érdemes küldeni egy összefoglaló emailt a legfontosabb momentumokkal, vicces fotókkal, így a résztvevők később is újra átélhetik a legjobb pillanatokat.

Mindez egy helyen: a tökéletes helyszín

Mindezek alapján Ön is láthatja, hogy egy sikeres céges rendezvény megszervezéséhez rengeteg apró részletre kell figyelni. De nem lehetne mindezt egyetlen helyen megvalósítani? Nálunk igen, a Fenyőharaszt kastélyszálló olyan hely, ahol a modern kényelem és a profi háttér biztosítja, hogy a résztvevőknek egyetlen dolga legyen: közös élményeket szerezni.

Készen áll egy olyan rendezvényre, amire még évekkel később is mosolyogva emlékeznek vissza a résztvevők? Akkor ismerkedjen meg Budapesthez közeli rendezvényhelyszínünk szolgáltatásaival és kérje ajánlatunkat!