5 szervezési hiba, amit sokan elkövetnek – és a profi megoldások
Egy jól szervezett céges esemény komoly hatással lehet a munkahelyi morálra és az üzleti kapcsolatokra, ugyanakkor a rossz szervezés pont az ellenkezőjét érheti el. Milyen buktatókba lehet belefutni? Ismerkedjen meg a leggyakoribb hibákkal, hogy elkerülhesse őket!
1. Nem megfelelő tervezés és időbeosztás
Sokan úgy vélik, hogy egy céges rendezvény néhány hét alatt „összedobható”. Ez az egyik legnagyobb tévedés. A kapkodás következtében fontos részletek maradnak ki, a költségek megnőnek, a végeredmény pedig messze alulmúlja az elvárásokat.
Hogyan csinálja másképp? Kezdje el a szervezést legalább 2 hónappal az esemény előtt. Ez talán soknak tűnik, de a legjobb céges rendezvényhelyszínek hamar betelnek, különösen az olyan népszerű időszakokban, mint a december.
Készítsen részletes ütemtervet, amely magában foglalja a helyszín foglalását, a catering egyeztetését, a program kidolgozását, és ne feledje a technikai eszközöket, valamint a dekorációt se!
A legjobb módszer, ha készít egy részletes ellenőrző listát, amelyen folyamatosan nyomon követheti a feladatokat. Ez segít abban, hogy egyetlen fontos részlet se maradjon ki a szervezésből.
2. Elégtelen kommunikáció
A vendégek sokszor nem kapnak pontos információt az eseményről: nem tudják, mire számíthatnak a helyszínt illetően, vagy akár azt sem, hogy pontosan mikor kezdődik a rendezvény, nem beszélve az olyan részletekről, mint a megközelíthetőség vagy a dress code.
Ahhoz, hogy ezt elkerülje, építsen ki egy átlátható és strukturált kommunikációs stratégiát, amely több lépcsőben juttatja el az információkat a résztvevőkhöz:
- Először küldje ki a "save the date" értesítést 6-8 héttel az esemény előtt, amely tartalmazza az alapvető információkat: dátumot, helyszínt, rövid program ismertetést.
- A részletes meghívót 3-4 héttel az esemény előtt juttassa el a meghívottakhoz, amely már a teljes programot és a részleteket is tartalmazza.
- Egy héttel a rendezvény előtt küldjön ki egy emlékeztetőt, amely összefoglalja még egyszer a legfontosabbakat és az utolsó pillanatban felmerülő változásokat is tartalmazza.
3. A résztvevők igényeinek figyelmen kívül hagyása
Sok szervező a saját ízlése vagy a vezetőség preferenciái alapján dönt a program elemeiről, anélkül hogy figyelembe venné a résztvevők összetételét és igényeit. Előzetes igényfelmérés nélkül azonban nincs jó csapatépítő tréning, de még szakmai esemény se. Hogy kerülje el ezt?
Küldjön ki egy rövid, célzott kérdőívet a rendezvény előtt néhány héttel. A program összeállításakor törekedjen a változatosságra, hogy a társaság minden tagja megtalálja a számára vonzó elemeket, és fordítson különös figyelmet a speciális étkezési igényekre!
Fontos, hogy tervezzen be egy kis tartalékidőt a kötetlen beszélgetésekre és kapcsolatépítésre, hiszen gyakran ez jelenti a rendezvény legértékesebb részét a résztvevők számára.
4. Költségvetés túllépése és rejtett költségek
Sokan esnek abba a hibába, hogy alábecsülik a valós költségeket és nem kalkulálnak váratlan kiadásokkal, ami egy stabil cégnek nem feltétlenül probléma, de mindenképpen kellemetlen.
Ahhoz, hogy reális képet kapjon az anyagiakkal kapcsolatban, készítsen egy átgondolt költségvetést, amely figyelembe veszi az összes lehetséges kiadást. A helyszín és a catering a legnagyobb tétel, de ahány rendezvény, annyi féle egyedi igény merülhet fel, így a költségek is igen változóak.
Minden esetben kalkuláljon 15-20 százalékos tartalékkal a váratlan kiadásokra, és kérjen minden szolgáltatótól részletes, írásos árajánlatot. Figyeljen az esetleges rejtett költségekre is, mint például a szervizdíjak, tisztítási költségek vagy a túlóradíjak!
Vezessen pontos nyilvántartást minden kiadásról, amely értékes tapasztalatot nyújt a későbbi események szervezéséhez!
5. Rossz helyszínválasztás
A helyszín kiválasztása gyakran csak a költségek alapján történik, figyelmen kívül hagyva a praktikus szempontokat. Az elavult technikai felszereltség könnyen tönkretehet egy konferenciát, míg egy kétnapos céges csapatépítés akkor az igazi, ha zártkörű.
Mire figyeljen? Győződjön meg róla, hogy a hangosítás, vetítés és világítás megfelelő színvonalon áll rendelkezésre. A rugalmasság aranyat ér, hiszen olykor a program igényei szerint át kell tudni alakítani a helyszínt, de ez csak akkor megy, ha nem probléma a kizárólagosság.
Az elhelyezkedés különösen lényeges: egy fővárosi cég számára például egyértelmű, hogy az ideális rendezvényhelyszín Pest megyében van, és könnyen megközelíthető autóval, de akár tömegközlekedéssel is.
Látogassa meg a helyszínt személyesen, és kérjen konkrét referenciákat a korábban ott megrendezett hasonló eseményekről, így biztosra mehet!
Kerülje el ezeket a hibákat velünk!
Egy céges rendezvény megszervezése komoly feladat, de egy kis odafigyeléssel és a megfelelő támogatással elkerülhetők a buktatók.
Ha szeretné, hogy következő rendezvény igazán sikeres legyen, válasszon olyan helyszínt, ahol a professzionális szervezés és a kiváló szolgáltatás találkozik! Vegye fel velünk a kapcsolatot, és kérjen személyre szabott ajánlatot!