5+1 Tipp a tökéletes rendezvény szervezéshez!
Amikor egy céges rendezvény szervezése elkezdődik, a figyelem szinte azonnal a programokra, az előadókra és a költségkeretre irányul. A helyszín kiválasztása ehhez képest sokszor adminisztratív feladatnak tűnik – valami, amit le kell tudni az első héten, hogy tovább lehessen lépni a fontos dolgokra.
Előadóként elég közelről látom ezt. Más előtt állni a színpadon egy rossz helyszínen, és más egy jón – és ez nem az akusztikán vagy a technikán múlik elsősorban. A közönség figyelme, az est energiája, az, hogy az emberek mennyire vannak jelen: mindez szorosan összefügg azzal a térrel, amelybe beléptek. Ezt általában senki sem fogalmazza meg utólag, de mindenki érzi.
1. A figyelem nem csak az előadón múlik
Sok szervező abból indul ki, hogy a résztvevők figyelme a program minőségétől függ. Ha az előadó jó, figyelnek. Ha nem, nem figyelnek. Ez logikusnak hangzik, de a valóságban a környezet legalább annyit nyom a latban, mint maga a tartalom.
Egy ablak nélküli konferenciaterem, ahol három óra után már senki sem tudja megmondani, milyen idő van odakint, másképp hat az emberre, mint egy természetes fénnyel teli tér. Egy zajos szállodai folyosó, ahol az ajtón keresztül hallatszanak a szomszéd rendezvény hangjai, folyamatosan kizökkenti az embert. Ha más vendégek rendszeresen átjárnak a termen, az első percektől érezhető, hogy a csoport nem igazán a saját terében van.
Ezek apróságoknak tűnnek, de összeadódnak. Az emberek nem fogják azt mondani az értékelőben, hogy "a zajszint elvitte a figyelmemet" – csak azt érzik majd, hogy fáradtabbak lettek, mint kellett volna, és a délutáni blokk valahogy nem hozta azt, amit reggel reméltek tőle.
A jól elkülönített, csöndes, saját légtérrel rendelkező rendezvénytér épp azért működik, mert nem vesz el semmit. A figyelem ott marad, ahol kell.
2. A komfort nem luxus, hanem hatékonysági tényező
A komfortot szervezőként könnyű összekeverni a luxussal. Nem csillárok kellenek és márványburkolat. Az, ami valójában számít, sokkal hétköznapibb: kényelmes székek, megfelelő hőmérséklet, egyszerű parkolás, kulturált mosdók, átlátható tájékozódás a helyszínen.
Ezek hiánya ritkán kerül szóba az értékelőkben – az emberek nem azt írják be a visszajelzőlapra, hogy "a szék kényelmetlen volt". De hat. Ha valaki az egész nap alatt feszülten ül, ha reggel húsz percet töltött a parkolóhely keresésével, ha szünetben nem talált vizet – az mind belerakódik abba az általános benyomásba, amit a rendezvényről hazavisz.
A komfort ott a leglátványosabb, ahol jelen van a szállás is. Egy olyan rendezvény, ahol a résztvevők helyben alszanak, teljesen más dinamikát teremt, mint ahol mindenki este kocsiba ül és hazahajt. Az esti program lazábbá válik, az emberek tovább maradnak, a reggeli kávé melletti beszélgetések olykor fontosabbak, mint a délelőtti workshop. Ezt nem lehet utólag megszervezni – vagy adott a helyszín, vagy nem.
3. A helyszín energiát adhat – vagy elvehet
Ezt nehéz számszerűsíteni, és talán pont ezért nem kerül be a szervezési szempontok közé. De valós hatásról van szó.
Egy városközponti konferenciaterem szürke falakkal és neonvilágítással pontosan azt az érzést adja, amit az emberek az irodában is éreznek minden nap. Miért viselkednének másképp?
Ezzel szemben egy zöld területen lévő helyszín, ahol ki lehet menni a szünetben, ahol a terasz nem dekoráció hanem tényleg használható – ez lazábbá teszi az embereket, anélkül hogy bárki erre kérné őket. A szünetekben több a spontán beszélgetés. Az ülések után az emberek nem azonnal a telefonjukhoz nyúlnak.
Előadóként pontosan látom a különbséget: ugyanaz a program másképp megy egy élő, levegős térben, és másképp egy bezárt, steril teremben. A közönség rugalmasabb, könnyebben mozdítható – nem azért, mert jobbak az emberek, hanem mert a környezetük megengedi nekik, hogy azok legyenek.
4. A networking nem a névjegykártyáknál kezdődik
Sok céges rendezvény egyik kimondott célja a kapcsolatépítés – de aztán az egész nap le van foglalva előadásokkal, és az emberek este fáradtan ülnek egy vacsora mellé, ahol a szomszédjukkal tudnak csak beszélni.
Ehhez nem külön program kell, hanem tér. Kényelmes lounge részek, ahol meg lehet állni egy percre anélkül, hogy valahová be kéne ülni. Kertkapcsolat, ahova ki lehet lépni. Olyan helyek, ahol két ember véletlenszerűen összeakad, és van egy pillanat az átmenetre – nem sietnek azonnal a következő ülésre.
Pontosan ezért gátolja a networkinget az, ha az egész nap szűk folyosókból és egymást követő termekből áll, ahol az emberek egyik helyiségből a másikba sietnek. Vagy ha a helyszín olyan nagy, hogy a résztvevők szétszóródnak, és szinte véletlenszerű, ki kivel találkozik.
Kisebb, összeszedett helyszíneken – ahol mindenki ugyanabban a légkörben mozog – az ismerkedés magától történik meg. Sokszor a legjobb beszélgetések a kávégép mellett indulnak el, nem a networking blokkban.
5. Miért döntő az, amit a legtöbben másodlagosnak tartanak
Egy rendezvény sikerét utólag szinte mindig az előadókkal, a programmal vagy a cateringgel azonosítják. Ezek látványosak, ezekről könnyű beszélni. A helyszín viszont láthatatlanul dolgozik – jó esetben mindennek megadja az alapját, rossz esetben csendesen elvesz belőle.
Az, hogy a résztvevők figyelnek-e, lazák-e, szóba elegyednek-e egymással – ezek nem csak a programon múlnak. Nagyban múlnak azon, hogy milyen térbe léptek be reggel.
A helyszín kiválasztása nem az első adminisztratív lépés. Ez az egyik legkorábbi és legmeghatározóbb döntés az egész szervezési folyamatban – csak általában nem annak kezelik.
+1 Megvan a tökéletes helyszín. Mi a következő lépés?
Ha a helyszín már adott, érdemes átgondolni azt is, mi lesz az a program, amiről a vendégek másnap beszélgetni fognak. Egy jól megválasztott előadó sokszor többet ad egy rendezvényhez, mint egy újabb programpont a menetrendben: oldja a hangulatot, beszédtémát teremt, és segít abban, hogy az esemény valódi közös élménnyé váljon. Horváth Benjámin modern bűvész rendszeresen lép fel céges rendezvényeken és esküvőkön, tapasztalatait pedig részben a nemzetközi óceánjáró hajókon töltött évei során szerezte. További információ: profibuvesz.hu.